Alzi la mano chi in passato ha mai considerato come strumento strategico di business il centralino, virtuale o fisico che sia. Siamo sicuri che le mani alzate siano davvero poche. Però, gli avvenimenti recenti ci hanno fatto considerare molte cose sotto punti di vista che prima non avevamo mai valutato. E questo vale anche per il centralino, che da comune strumento lavorativo (fisico) si è trasformato in fondamentale mezzo di comunicazione (virtuale), essenziale per poter svolgere il proprio lavoro dovunque ci si trovi. E questo è l’aspetto forse più importante: sempre più spesso il centralino non è più legato a un luogo, ma alle persone.
La compresenza di un centralino fisico e di uno virtuale è diventata una solida realtà durante la pandemia ma è sicuramente una situazione destinata a consolidarsi nel new normal. È infatti vero che il lavoro agile è stato una scelta obbligata per continuare a fare business anche nei periodi più difficili, ma è altrettanto vero che in molte situazioni è diventato parte della routine lavorativa e si manterrà tale anche per il futuro, quando avremo definitivamente superato la fase pandemica.
Questa tendenza a proseguire le attività mantenendo comunque una componente di smart working porta a dover considerare in un nuovo modo il luogo di lavoro. Infatti, ci si svincola da una postazione fisica e da orari fissi, tipici di un’attività programmata, per abbracciare invece una modalità legata principalmente agli obiettivi. In questo senso, quando e dove lavorare è a discrezione della persona. Ma siccome la comunicazione rimane un aspetto essenziale del lavoro, tale persona deve essere sempre in grado di effettuare chiamate o di essere raggiunta e quindi anche il centralino deve essere “mobile”.
Seppure strutturalmente differenti, il centralino fisico e quello virtuale sono concettualmente simili. Molte delle funzioni disponibili sono comuni, come per esempio numero personale, segreteria telefonica, ID chiamante, menu di chiamata, linee telefoniche condivise o chiamate di emergenza. Inoltre, sono entrambi gestiti da un software e tutti e due utilizzano come mezzo di comunicazione la rete Internet. Sembrerebbe quindi che usare l’uno o l’altro non faccia una grande differenza. In realtà non è così. Il centralino tradizionale rimane un’entità legata a un luogo e fa riferimento a specifici dispositivi. Il centralino virtuale invece è un software che consente di usare per comunicare qualsiasi dispositivo, può essere un Pc, un tablet o uno smartphone, indipendentemente dal tipo di hardware o dal sistema operativo. Di nuovo, è la persona il fulcro della comunicazione non il dispositivo.
La risposta alla domanda “virtuale o fisico: quale centralino scegliere?” va quindi oltre la tecnologia e deve avere come elemento discriminante il tipo di utilizzo: mobile o fisso. Va poi da sé che avere il sistema di fonia su un device più evoluto rispetto a un tradizionale telefono permette di affiancare il video alla voce, di effettuare riunioni, di condividere documenti o di fare presentazioni. In sostanza, di creare un vero sistema di Comunicazione Unificata e di collaborazione.
Nonostante possa essere basato su una gestione software (eventualmente anche in cloud) il centralino fisico è un dispositivo collocato in un luogo specifico che richiede una struttura dedicata con un terminale per ogni numero. Il servizio voce è di buon livello, ma la scalabilità è molto limitata e adattarlo a nuove necessità non è semplice (ammesso che sia possibile). L’obsolescenza è un rischio che va messo in preventivo. Ha un importate costo di acquisto e si pagano anche l’installazione, la manutenzione e l’assistenza.
Un centralino virtuale non ha bisogno di hardware dedicato né di terminali perché può trasformare in terminale (non solo voce) computer, tablet e smartphone. Questo grazie al fatto che è un software gestito tramite cloud e che quindi, attraverso agli aggiornamenti, può beneficiare di continue evoluzioni che lo rendono sempre più versatile e funzionale. Può perciò adattarsi facilmente a esigenze particolari, come per esempio è successo con quelle che si sono create nel 2020 con la pandemia. E potrà sicuramente soddisfare anche le necessità che si creeranno con il new normal.
Non essendo legato ad alcun hardware, un centralino virtuale non rischia poi l’obsolescenza.
Come altre proposte cloud, è un servizio che prevede un canone mensile, ma non si paga per la manutenzione. Ovviamente, un ruolo importante nell’efficacia di utilizzo di un centralino virtuale lo ha anche e soprattutto la qualità del collegamento a Internet.