Può essere centralino telefonico oltre che strumento di collaborazione, di messaggistica e per le riunioni. Anche nel campo della fonia, Microsoft Teams si conferma una soluzione ricca di funzioni in continuo aggiornamento e offre vantaggi in termini di flessibilità e scalabilità che, uniti a quelli standard dei sistemi di telefonia tradizionale, rispondono puntualmente alle esigenze delle aziende. Con le sue innumerevoli opzioni, Microsoft Teams si dimostra uno strumento essenziale per gestire in modo agile anche tutte le nuove modalità di lavoro che l'emergenza sanitaria ha fatto emergere e che presumibilmente non scompariranno all'instaurarsi del “new normal”.
Un software per la gestione di tutte le comunicazioni aziendali (Unified Communication) per Microsoft non è una novità: in passato sono stati rilasciati “antenati” software che assolvevano a tale scopo, ma la loro gestione era complessa ed era complesso poterne usufruire assorbendone a pieno tutti i vantaggi. All’interno di questo ecosistema non faceva eccezione la funzionalità di centralino telefonico, che richiedeva un’infrastruttura on-premise e articolata.
Recentemente, con il servizio Microsoft Teams Voice è stata introdotta la nuova funzionalità “direct routing” che permette di integrare rapidamente e facilmente la telefonia della rete telefonica pubblica all’interno del servizio cloud. Infatti, non è più necessario prevedere componenti on premises, che come sappiamo sono onerose da implementare, mantenere e gestire per le aziende che si approcciano a questi sistemi. Ora, attraverso la sola presenza di un unico apparato certificato da Microsoft chiamato session border controllers (SBC), le aziende sono in grado di interfacciarsi con rete pubblica e Microsoft 356 consentendo chiamate in entrata e in uscita da essa.
Una grande novità, inoltre, è arrivata in Italia da ottobre 2020: finalmente anche nel nostro paese si possono acquistare attraverso le Subscription Microsoft nuove numerazioni telefoniche in cloud o addirittura effettuare portabilità di numerazioni esistenti su Microsoft 365, rendendo così l’acquisto di un dispositivo SBC non più un requisito essenziale per gestire la fonia sulla piattaforma di cloud collaboration Microsoft.
Con Microsoft Teams Voice si ottiene la possibilità di abilitare scenari di collaborazione aziendale con servizi telefonici tra i più vari e complessi, ovviamente arricchiti da funzionalità in continua evoluzione e aggiornamento. In uno scenario d’uso base, l’adozione di Teams con la funzionalità Enterprise Voice sposta la gestione telefonica dell’ufficio sul cloud Microsoft, diventando così in grado di effettuare e ricevere chiamate verso la rete pubblica. In alcuni use case più complessi si possono collegare più filiali in tutto il mondo, abbattere costi delle interurbane e mantenere linee indipendenti per garantire efficienza e sicurezza.
Composizione veloce, ricerca di contatti, cronologia di chiamate e una segreteria telefonica che registra ed invia il messaggio anche via mail con audio e trascrizione: queste funzionalità sono scontate per un servizio telefonico come quello di Teams ideato per ottimizzare attività e interazioni telefoniche dei propri utenti.
Con Microsoft Teams Voice si possono ad esempio creare gruppi di risposta e condividere le chiamate in arrivo con i colleghi che possano quindi intervenire al nostro posto, oppure si può optare per la delega permettendo direttamente ad un'altra persona di rispondere e anche di effettuare chiamate con il nostro numero, come è comodo avvenga tra manager e segretaria. Il tutto impostando suonerie diverse per riconoscere la tipologia di chiamata in arrivo che potrebbe essere anche derivante da una coda, una coda “attendant”, seriale, oppure “round robin”. A cambiare di volta in volta è il criterio con cui si passa da un utente ad un altro all'interno della coda, con “round robin” si distribuiscono le chiamate bilanciandole tra gli utenti, ad esempio, ma si può anche decidere di dirigerle sempre all'operatore inattivo da più tempo, per distribuire il carico di lavoro al meglio nei centralini.
Ricca di opzioni è la configurazione del risponditore automatico che permette di impostare direttamente dall'interfaccia di Microsoft Teams Voice in modo semplice e agile orari, turni, messaggi di ferie e festività, e le immancabili musiche di attesa. Funzionalità molto richiesta è poi quella che associa alle sale meeting un numero di telefono rendendo così possibile far unire in qualsiasi momento ad una riunione un collega contattandolo direttamente al suo cellulare in modo immediato, senza attese o brusche interruzioni.
Una delle opzioni offerte da Microsoft Teams Voice che impatta maggiormente sulla flessibilità di gestione delle chiamate in entrata, e quindi delle priorità, è “Busy on Busy”. Qeusta funzionalità è un esempio che ben rappresenta l'estrema libertà di cui ogni utente di Microsoft Teams Voice può beneficiare nella gestione del day by day.
Andando poi oltre ai vantaggi che emergono nel quotidiano e a tutti quelli legati al VOIP, ciò che si percepisce adottando questo servizio telefonico è il profondo cambiamento che esso porta con sé nel modo di comunicare tra colleghi e verso il mondo esterno. Con Microsoft Teams Voice si può infatti dire addio alla “cornetta da tavolo” perché l'utente ha il proprio numero aziendale a portata di mano su ogni dispositivo dotato di client Teams, pc e smartphone, ad esempio. Ciò significa che non si cercano più gli “interni” ma le persone, ovunque esse siano. Si tratta quindi di uno strumento che cambia completamente il modo di usare la fonia e di gestire chiamate in entrata e in uscita. Durante l'emergenza sanitaria, sta dando prova di poter essere un ottimo alleato per assicurare la business continuity.
Attorno all'offerta di Microsoft Teams Voice c'è tutta una serie di dispositivi che consentono di sfruttare al meglio l’esperienza ed è fondamentale scegliere quelli proposti da partner certificati, perché possano garantire delle alte performance e il mantenimento della qualità del servizio che si è scelto per la fonia.
Audiocodes, ad esempio, fornisce diversi di SBC, Yealink offre dispositivi completi e affidabili per utilizzare agilmente Microsoft Teams Voice anche nelle sale riunioni di ogni grandezza, oltre che un telefono da tavolo certificato elegante e funzionale. Inoltre, nell'ecosistema di dispositivi certificati ci sono anche le cuffie Jabra, progettate per i professionisti che devono poter contare sempre su conversazioni senza alcun minimo disturbo o rumore. Per un utilizzo di Teams Voice sempre più libero anche in movimento, si può optare per dispositivi Poly con cui è possibile chiamare, inviare messaggi e programmare riunioni o effettuare ricerche sul web, tutto attraverso i comandi vocali e la propria voce, oppure dispositivi indossabili come occhiali e caschi da lavoro RealWear, dedicati soprattutto a tecnici e ingegneri esperti impiegati in lavori sul campo.