La gestione del budget IT vi crea continuamente problemi perché ritenete sia troppo limitato per stare al passo con le nuove esigenze aziendali? Se la risposta è affermativa, sappiate che siete in buona compagnia, il vostro è un problema comune. Infatti, è assodato che un’adeguata infrastruttura IT consenta di aumentare la produttività e sia di supporto al business. Ma quando arriva il momento di valutare la spesa informatica aziendale raramente i conti tornano e sovente si è “sforato” il budget previsto.
Per cosa si spende il budget IT
Secondo le ultime previsioni di Gartner, la spesa IT mondiale nel 2021 dovrebbe raggiungere i 4.100 miliardi di dollari, con un aumento dell'8,4% rispetto al 2020. L’analista prevede che l’aumento più rilevante lo faranno registrare i dispositivi (+14% per un giro d’affari stimato in 765,8 miliardi di dollari) e il software aziendale (+10,8% con 516,87 miliardi di dollari). Questo dipende dal fatto che, in virtù anche dei cambiamenti organizzativi che ha imposto la pandemia, le aziende stanno cercando di fornire un ambiente più confortevole, innovativo e produttivo per i loro dipendenti. Importanti saranno comunque anche le crescite dei servizi IT (+9% per un valore stimato di 1.112 miliardi di dollari), data center (+7,7% con 236,8 miliardi di dollari) e comunicazioni e servizi (+4,6% con 1.450,4 miliardi di dollari).
Gartner evidenzia però che, nonostante il focus per i CIO quest’anno sarà il completamento dei piani di business digitali che mirano a migliorare, estendere e trasformare la value proposition aziendale, continueranno gli sforzi per l’ottimizzazione e il risparmio dei costi. E questo indipendentemente dalla maggiore certezza economica prevista rispetto al 2020. Quindi, ridurre le spese a livello di infrastruttura aumentando l’efficienza a beneficio del business è ancora un imperativo. Ma come fare per spendere al meglio il budget IT?
Importante dare delle priorità
La maggior parte dei dipartimenti IT è sotto pressione perché per restare all’interno dei budget deve comunque ridurre i costi legati all’infrastruttura IT. E la pandemia Covid-19 ha mostrato chiaramente che non investire nelle tecnologie e negli strumenti giusti può essere molto più costoso che farlo. Bisogna quindi individuare dove e come agire per ottenere i migliori risultati. Partendo però da un presupposto: operare riduzioni dei costi in modo uniforme su tutta la linea non è la soluzione ideale. I dipartimenti IT dovrebbero dare delle priorità alle riduzioni dei costi IT per consentire comunque agli obiettivi di business dell'azienda di progredire. E, come ha dimostrato il 2020, le organizzazioni dovrebbero anche essere preparate a rivedere rapidamente i loro budget nel caso le situazioni cambino.
Anzitutto, non sprecare risorse
Un primo passo è definire programmi di ottimizzazione in modo da individuare come non sprecare risorse. Spesso, vengono messi in atto progetti importanti ma poco viene fatto per garantire che funzionino in modo ottimale e che siano il più possibile efficienti dal punto di vista dei costi. Una procedura come la cloud cost optimization è un ottimo esempio di come le aziende possono risparmiare sui costi mensili del cloud, considerato anche che secondo il recente 2021 State of the Cloud Report si spreca almeno il 30% di tali costi.
Inoltre, un’analisi dell’impiego dei server e dello storage posseduti può aiutare a ottimizzarne e migliorarne l’impiego e le prestazioni. Ma può far crescere anche il livello di affidabilità dell’infrastruttura IT in sé. È poi possibile identificare eventuali opzioni per prolungare la vita delle risorse esistenti, rinviando l'acquisto di nuove macchine. Gartner sostiene che trasferendo la responsabilità della gestione degli asset IT dalla tracciatura dei singoli asset alla governance aziendale si possono ottenere risparmi sui costi dal 10% al 20%.
Un discorso analogo vale per le licenze software: si può risparmiare consolidandole in un unico account aziendale invece di avere licenze multiple di reparto o di gruppo. I CIO che standardizzano e razionalizzano il loro portafoglio di applicazioni, ritiene Gartner, possono ridurre i costi tra il 15% e il 25%.
Come risparmiare con l’on demand
Per avere le spese sotto controllo e contenere il budget IT, la possibilità di usare risorse on demand è un’ottima opzione. Più in generale, l’esternalizzazione di una serie di attività o la possibilità di avvalersi di servizi forniti da outsourcer offrono l’opportunità di gestire i costi come operativi e quindi modo meno rigido rispetto alle spese in conto capitale. Così puntare su un approcciol cloud con progetti chiari significa accedere a risorse hardware sempre disponibili e adatte a soddisfare ogni necessità. E dell’aggiornamento, della sicurezza e della gestione in generale si fa carico il fornitore del servizio. Si paga solo quello che si usa e per il tempo che lo si usa. Il budget IT non deve prevedere spese fisse, ma legate alle reali necessità.
Nel caso in cui si usino dati o applicazioni che non possono essere migrati nel cloud, tramite l’IaaS (Infrastructure as a service), come la nuova tecnologia HPE GreenLake, si possono sfruttare on-premise le stesse opportunità offerte dal cloud con costi chiari e riferiti solamente all’effettivo utilizzo delle risorse. Secondo uno studio di Forrester, avvalersi dell’IaaS può ridurre la spesa capex fino al 40% eliminando l'overprovisioning e le spese di aggiornamento della tecnologia.
Man mano che le aziende espandono le loro operazioni, aumentano i costi di mantenimento di un data center tradizionale. Questo spinge alcuni dipartimenti IT a spostare i data center verso un'architettura di data-center switching. Tramite la modernizzazione e il consolidamento dei data center, i risparmi sui costi (afferma Gartner) possono variare tra il 10% e il 20% del budget di un data center.
