L’emergenza sanitaria che ci ha colpito duramente negli scorsi anni ha imposto radicali modifiche all’organizzazione del lavoro e una rapida accelerazione all’adozione del lavoro da remoto; tutto ciò implica radicali cambiamenti delle abitudini dei lavoratori e richiede aggiornamenti e nuove implementazioni anche sul piano tecnologico.
Questo processo di cambiamento è ormai innescato e, anche a pandemia terminata, le nuove modalità organizzative resteranno. L’osservatorio del Politecnico di Milano ha fotografato la situazione e offre anche importanti indicazioni per il futuro: lo studio stima in circa 5,35 milioni i lavoratori italiani che anche ne prossimi anni continueranno a lavorare da remoto in maniera totale o parziale. È interessante rilevare che tale cifra è composta per 1,72 milioni di lavoratori nelle grandi imprese e 920mila addetti delle Pmi. Per le microimprese, la cifra stimata è pari a 1,23 milioni che cresce a 1,48 per gli addetti della Pubblica amministrazione.
Si tratta, quindi, di una nuova normalità alle quali le organizzazioni devono rapidamente adeguarsi e, in questo particolare frangente, le tecnologie che sfruttano il cloud si sono rivelate molto utili, in quanto la flessibilità che tali soluzioni offrono ben si adatta alle nuove esigenze.
La migrazione verso soluzioni IaaS (Infrastructure as a Service) è in corso in molte organizzazioni: virtual desktop e storage in cloud sono gli ambiti più diffusi, ma anche l’adozione di centralini telefonici in cloud è una possibilità da valutare, anche e soprattutto in relazione ai costi. A conferma di questo trend, è da citare uno studio pubblicato da Gartner (Predicts 2021: Cloud and Edge Infrastructure) che, con poche cifre, sintetizza in modo efficacie il processo in corso: si stima che entro il 2023 il 40% del carico di lavoro a livello enterprise sarà in carico a strutture IaaS e tecnologie cloud; nel 2020 tale percentuale era del 20%.
Queste tendenze di crescita e le nuove necessità organizzative legate al lavoro da remoto impongono alle organizzazioni nuove strategie per adeguare la propria infrastruttura, in particolare in ambito communication e collaboration.
I centralini telefonici in cloud semplificano i data center
I centralini telefonici in cloud consentono di fatto una massiccia semplificazione dell’infrastruttura: un approccio iniziale nel quale viene comunque gestito in-house il collegamento con la rete PSTN potrà essere seguito da un passaggio più radicale a una soluzione completamente in cloud. Le ricadute sui costi sono importanti, vediamo di descriverle.
Il passaggio a un centralino telefonico in cloud ha come prima conseguenza quella di non dover più mantenere e gestire direttamente le reti PSTN eliminando quindi i relativi costi. Queste risorse verranno messe a disposizione dal gestore del servizio attraverso i propri data center: di fatto le comunicazioni telefoniche dell’organizzazione vengono trasferite come traffico dati verso il data center del gestore e successivamente instradate verso la rete telefonica.
Centralino in cloud: controllo dei costi e minor manutenzione
Con un approccio simile, anche il controllo dei costi migliora in modo significativo: la componente relativa ai servizi telefonici diviene un canone fisso, privo di costi di manutenzione e di gestione delle risorse hardware tipiche di soluzioni più tradizionali. Inoltre, in termini di scalabilità si hanno ampi margini: l’aumento o la riduzione degli utenti potrà essere gestita rimodulando le sottoscrizioni al servizio concordate con il gestore.
Un centralino telefonico in cloud offre anche la possibilità di risparmio per quanto riguarda i terminali che potranno essere sostituiti da applicazioni dedicate per PC o smartphone. Una soluzione simile è particolarmente adatta in regime di smart working dove non si hanno a propria disposizione tutti i dispositivi tipici della propria postazione di lavoro.
Il centralino telefonico in cloud si integra perfettamente con altri servizi legati alla produttività e consente di realizzare una rete orientata all’utente e non al singolo dispositivo: sarà l’utente che in base alla situazione potrà rispondere con il dispositivo più adatto, a tutto vantaggio della produttività.
Integrazione dei servizi telefonici con applicazioni di produttività
Appoggiandosi interamente a un centralino in cloud, da un punto di vista dell’utente, si ha la possibilità di gestire anche la componente telefonica con le risorse tipicamente usate per la produttività: si può così ottenere un buon livello di integrazione dei servizi e alcuni studi indicano che uno scenario simile può portare ad importanti risparmi in termini di tempo. A titolo esemplificativo, Forrester indica che per gli executive delle organizzazioni la facilità di accesso ai servizi offerta da un unico strumento permette di ridurre del 17% i tempi decisionali.
La scelta di adottare un centralino telefonico in cloud nella propria organizzazione offre indubbie semplificazioni per le componenti hardware, consente un controllo dei costi estremamente preciso e offre ampia scalabilità. Si tratta però di un servizio strategico per l’azienda: è quindi necessario pianificare in modo attento la migrazione affidandosi a partner qualificati.
Questi ultimi saranno in grado anche di orientare il cliente per quanto riguarda la scelta del servizio e la successiva configurazione, sfruttando così al meglio anche l’integrazione con altre soluzioni software legate alla produttività personale.
