In uno scenario che vede forti cambiamenti nei contesti lavorativi e che evidenzia nuove e crescenti esigenze nel modo di comunicare e collaborare, un sistema telefonico con Microsoft Teams è la soluzione per eccellenza. Vediamo insieme perché.
I concetti chiave: Unified Communication e Smart Working
I temi legati alla comunicazione, collaborazione e condivisione sono ampiamente conosciuti dalle organizzazioni di medie e grandi dimensioni, ma l’accelerazione imposta dagli eventi dell’ultimo anno e mezzo riporta l’attenzione verso i concetti di Unified Communication e la loro integrazione in azienda.
Nel 2020 nell’arco di poche settimane il modo di lavorare, quindi anche di comunicare, collaborare e condividere informazioni, è cambiato. Smart working e home working sono diventati la normalità per molte persone e lo rimarranno anche in futuro: secondo le stime dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, nell’era post-Covid-19 saranno 5,35 milioni i lavoratori agili in Italia.
Sistema telefonico con Teams, un unico strumento sicuro e in continua evoluzione
Una comunicazione user-oriented per favorire la produttività
Integrando in azienda una soluzione basata su sistema telefonico con Microsoft Teams si fa un’importante operazione: tutte le comunicazioni voce vengono traslate in un nuovo sistema che fa parte di Microsoft 365. In questo modo la componente telefonica viene integrata con una serie di altri servizi abilitando per l’utente un’ampia serie di novità.
Rispetto a una soluzione basata su centralino telefonico tradizionale, con Microsoft Teams le comunicazioni non sono più device-oriented, ma user-oriented con evidenti vantaggi pratici: sarà l’utente a poter scegliere quale strumento usare in uno specifico momento per comunicare nel modo più efficace. Il numero aziendale verrà integrato nella piattaforma Microsoft Teams permettendo così di ricevere chiamate su dispositivi fissi, mobili e direttamente sui PC connessi al servizio di Unified Communication,
La produttività trae indubbiamente beneficio da una soluzione che permette di chiamare non più un numero telefonico, bensì una persona specifica. E, inoltre, a livello organizzativo sono rese disponibili (oltre alle funzioni telefoniche di base) anche opzioni più evolute come il routing delle chiamate, la segreteria telefonica o la risposta automatica. Lo stesso strumento telefonico sarà anche integrato con chat di gruppo e e-mail.
Maggior qualità nei meeting e risparmio di tempo
La scelta di una soluzione basata su un sistema telefonico con Teams mette a disposizione dell’organizzazione una serie di vantaggi non strettamente attinenti l’ambito voice, ma comunque relativi alla comunicazione e in particolare alla possibilità di affiancare al collegamento audio anche le potenzialità delle funzioni di videocall.
Forrester ha condotto uno studio, The Total Economic Impact Of Microsoft Teams, nel quale mette a fuoco e quantifica i vantaggi di questo tipo di soluzioni. I risultati in termini di efficienza sono davvero interessanti: il fatto di poter contare su una soluzione integrata in grado di offrire un collegamento video di qualità migliora l’esperienza stessa del meeting riducendone la durata e il numero totale.
Fonte: The Total Economic Impact Of Microsoft Teams
Inoltre, sulla base del campione considerato, per oltre l’80% degli intervistati l’integrazione delle funzionalità offerta da Microsoft Teams ha portato a un ingente risparmio di tempo che può essere quantificato in 6,9 milioni di dollari in tre anni.
Il documento indica anche importanti vantaggi derivanti dall’integrazione in Microsoft Teams per i decision-maker delle organizzazioni: l’ambiente di lavoro integrato con strumenti di produttività, collaborazione e comunicazione può portare a una riduzione di oltre il 17% del time-to-decision.
Microsoft Teams come elemento di una più ampia strategia cloud
Un Sistema telefonico con Teams può essere integrato in modalità ibrida installando presso l’organizzazione un Session Border Controller, oppure si può scegliere per una soluzione totalmente cloud. Quest’ultima opzione porta quindi con sé i vantaggi tipici delle soluzioni cloud: le organizzazioni possono beneficiare di una semplificazione della propria infrastruttura IT, con una riduzione dei costi per quanto riguarda acquisto hardware e gestione del data center. Si può quindi contare su un più preciso controllo delle spese, una miglior scalabilità e flessibilità, riuscendo a seguire al meglio le crescenti o decrescenti richieste di risorse.
In quali scenari è vantaggioso integrare un sistema telefonico con Microsoft Teams
Abbiamo fin qui fatto una rapida panoramica sulle funzionalità offerte da un sistema telefonico con Microsoft Teams e abbiamo evidenziato i vantaggi offerti da una soluzione simile. Ma in quali scenari può essere vantaggiosa la migrazione verso una soluzione simile? Sicuramente ,nel caso in cui un’organizzazione abbia la necessità di sostituire completamente la propria infrastruttura telefonica, il sistema telefonico con Microsoft Teams è una valida e moderna soluzione.
Inoltre, in tutte le situazioni in cui le organizzazioni hanno la necessità di gestire dipendenti in smartworking, garantendo loro l’utilizzo di un numero telefonico aziendale e al contempo integrando eventualmente le opzioni messe a disposizione da Microsoft 365. Il sistema telefonico con Microsoft Teams mette a disposizione anche tool per la reportistica attraverso i quali tenere traccia delle attività condotte attraverso gli strumenti telefonici: target raggiunto, durata delle call, eventuali code.
Sia che si scelga una soluzione con Session Border Controller, sia che si propenda per un’integrazione completamente in cloud la scalabilità offerta da un sistema telefonico con Microsoft Teams permette di far fronte anche a nuove esigenze organizzative, come ad esempio l’apertura di nuove sedi periferiche o l’incremento del personale con necessità di nuove postazioni di lavoro.
Progettualità, competenze e attenzione alla cyber-security
Il passaggio a una soluzione come Microsoft Teams va però affrontato con le giuste modalità per evitare di esporre le aziende a disservizi e problemi di sicurezza: di fatto si tratta di sostituire il sistema di comunicazione all’interno dell’organizzazione e anche verso l’esterno, servizi che potremmo definire strategici e critici. Inoltre, essendo il sistema telefonico con Teams, come anche tutti i servizi propri di Microsoft 365, basato su infrastruttura cloud, per la gestione e configurazione sono richieste competenze specifiche non sempre disponibili in azienda.
Come già sottolineato in altri contenuti su questo blog, gestire un servizio interamente con tecnologie cloud non deve far venire meno molte altre operazioni fondamentali per l’infrastruttura. La sicurezza dell’accesso lato end-point e, più in generale, gli aspetti legati alla cyber-security vanno comunque considerati, soprattutto in un ambiente promiscuo nel quale convivono dispositivi personali e aziendali.
Integrare un sistema telefonico con Teams in un’infrastruttura preesistente può offrire ampi margini di crescita per le organizzazioni, sia in termini di efficienza sia in termini di risparmio. Si tratta però di un’operazione che va ben progettata e strutturata al fine di integrare – e non semplicemente affiancare – le possibilità offerte da Teams con i servizi dell’organizzazione. In queste fasi, un Gold Microsoft Certified partner come Netmind potrà aiutarti offrendo le giuste competenze e capacità progettuali.
