In questi ultimi anni - soprattutto in seguito alla pandemia da Covid-19 - la richiesta da parte delle aziende di strumenti di collaboration è aumentata vertiginosamente. Complice di questa crescita è sicuramente l’hybrid work: secondo il World Trade Index 2022, questa è una tendenza accolta con entusiasmo, che vede il 53% delle persone considerare di adottare questo approccio nell’anno a venire.
Non solo: sempre secondo la Ricerca, il paradigma ibrido va di pari passo con il remote. Il 57% dei dipendenti che lavorano da remoto, infatti, sta considerando di passare a una formula ibrida, mentre il 51% degli hybrid worker sta valutando uno shift in remoto. Eppure, sempre secondo il World Trade Index, il 74% dei manager afferma di non avere le risorse o l’influenza per assecondare questo cambiamento, sempre più richiesto dalle risorse umane.
Se il workplace del futuro è ibrido, però, è necessario investire negli strumenti giusti, capaci di assecondare questo modello e le esigenze dei lavoratori. Proprio per questa natura mista dei luoghi lavorativi, quindi, tra remote, smart working e lavoro in presenza, sono i tool di Unified Communication a essere i più valutati dai responsabili IT per rendere i processi aziendali più efficienti, rapidi e sicuri.
Favorire la collaborazione, il coordinamento e la comunicazione è l’obiettivo primario. Per raggiungerlo, esistono strumenti digitali che permettono non solo di creare un ecosistema lavorativo più produttivo, ma anche di contenere i costi.
I 7 strumenti di collaboration che semplificano la vita aziendale
Dotare i propri dipendenti di strumenti di collaborazione evoluti e in cloud significa strutturare un workspace più rapido, flessibile, sicuro ed efficace.
Per questo, i tool di Unified Communication e Collaboration sono tra i più richiesti. In seguito al periodo di pandemia, in cui implementare lo smart working è stata una necessità, si è percepito il bisogno di sistemi innovativi, semplici da utilizzare, in grado di migliorare la produttività e garantire la continuità del business, dentro e fuori l'ufficio.
All’interno di queste soluzioni vengono ricercate funzionalità user friendly, che favoriscono e snelliscono la comunicazione e la condivisione di documenti. Vediamole nel dettaglio.
Messaggistica istantanea, chat
La messaggistica istantanea consente di scambiare messaggi di testo e file online in tempo reale. Il dialogo è interattivo e la maggior parte delle applicazioni consente di inviare video, procedere con comunicazioni vocali e avviare videoconferenze.
Piattaforme di videoconferenza
Vedersi dal vivo, anche se attraverso uno schermo, è un’ottima soluzione per comunicare con più persone dislocate in varie location, come fossero vicine a noi nella stessa sala riunioni.
In un contesto ibrido, i meeting in presenza possono essere sostituiti dalle videoconferenze virtuali, che aiutano a mantenere alta l’attenzione e a trasmettere l’esperienza dell’incontro fisico.
Board virtuale e interattiva
La lavagna virtuale è una board interattiva visibile sia in sede, sia da remoto, poiché collegata alla rete aziendale e raggiungibile da tutti i collaboratori.
Questo strumento permette di comunicare e lavorare a distanza sullo stesso documento, grazie a informazioni visive, testi, disegni e grafici.
Calendario condiviso
Il calendario condiviso facilita l'organizzazione di appuntamenti e riunioni senza la necessità di consultare i partecipanti uno ad uno. La persona che organizza l'evento ha una panoramica dell’agenda di tutte le persone coinvolte e può trovare in maniera immediata uno slot libero comune. È possibile, inoltre, prenotare la sala riunioni e verificarne la disponibilità anche tramite app.
Condivisione e archiviazione di file su cloud
Gli strumenti di condivisione consentono di trasferire documenti, distribuirli e dare accesso ai colleghi e ai collaboratori che ne hanno bisogno. In questo modo, si evita di trasferire tutto via e-mail e di saturare le caselle di posta con file pesanti.
L'archiviazione può essere eseguita nell’Intranet dell’organizzazione, ma anche nel cloud. Il cloud storage, infatti, permette di archiviare i dati anche da remoto e di renderli accessibili e visibili a tutta l’organizzazione. Inoltre, con la sincronizzazione qualsiasi modifica, aggiunta o cancellazione viene aggiornata nella versione di ogni documento.
In questo modo, i dipendenti possono sempre operare sull'ultima versione e le informazioni rimangono le stesse ovunque.
Valutare gli strumenti di collaborazione: considerazioni per il futuro
La valutazione delle prestazioni degli strumenti di collaboration gioca un ruolo fondamentale nella formazione di una forza lavoro mobile, collaborativa e produttiva.
Gli IT Manager devono esaminare a fondo i punti di forza e di debolezza di questi tool, quanto sono allineati con gli obiettivi strategici e come vengono utilizzati dai dipendenti.
Consentire a tutta la popolazione aziendale di lavorare e collaborare in tempo reale è fondamentale nella società di oggi e, per riuscirci, strumenti sicuri, sempre aggiornati ed efficienti possono fare davvero la differenza.
