Ora che lo smart working è una realtà consolidata ed è stato inserito anche all’interno del contratto di lavoro, la Unified communications & collaboration (UCC) diventerà parte integrante delle dotazioni di un’azienda. Un tassello che va a completare il mosaico che compone l’infrastruttura IT, nell’ottica di abilitare il lavoro da remoto.
Un passaggio obbligato
I dati della Ricerca dell’Osservatorio Smart Working 2021 del Politecnico di Milano indicano che alla fine dell’emergenza Civid-19 sanitaria saranno circa 4,38 milioni le persone che continueranno a svolgere il proprio lavoro da remoto. Tutte queste persone dovranno, perciò, avvalersi di soluzioni di Unified communications & collaboration, ovvero di quell'insieme di tecnologie e di software che abilitano la comunicazione aziendale e la capacità di collaborazione in tempo reale. Scopo dell'UCC è, infatti, migliorare la connessione tra le persone e la loro produttività prendendo i diversi metodi usati nelle singole soluzioni di comunicazione unificata (UC) e di collaborazione per renderli disponibili all’interno di un'unica interfaccia.
Attraverso l’impiego della Unified communications & collaboration, le aziende semplificano le interazioni tra i propri dipendenti. Attività come il brainstorming, le riunioni virtuali e i feedback possono essere facilitati dall'adozione di strumenti UCC. Il fatto, poi, di poter disporre di un’efficace comunicazione e collaborazione anche con chi opera da remoto offre alle aziende l’opportunità di assumere talenti geograficamente distanti dalla sede o addirittura dislocati a livello globale. A colmare la distanza ci pensa la Unified communications & collaboration.
Le caratteristiche della Unified communications & collaboration
All'interno della medesima sessione, la tecnologia di comunicazione unificata offre agli utenti la possibilità di passare senza interruzioni da una modalità di comunicazione all'altra, sia che si tratti di un computer desktop, di un laptop, di un tablet o di uno smartphone. La tecnologia di comunicazione unificata facilita l'integrazione di software che supporti sia le comunicazioni in tempo reale (RTC), come Voice over IP (VoIP), sia le comunicazioni asincrone, come la chat, in modo che l'utente abbia un facile e immediato accesso a tutti gli strumenti di lavoro in un ambiente coerente, dovunque si trovi e qualsiasi dispositivo digitale usi. Le soluzioni di Unified communications & collaboration includono, poi, strumenti di collaborazione in team, che prevedono flussi di lavoro centrati sulla messaggistica e funzionalità collaborative, come la condivisione di file in tempo reale e la possibilità di prendere note.
Le 6 tecnologie imprescindibili
Attraverso quanto riportato sopra, sono state già abbastanza delineate le tecnologie che non dovrebbero mancare all’interno di una soluzione di Unified Communications & Collaboration. Entrando più nel dettaglio, potremmo dire che queste stesse tecnologie sono tendenzialmente divisibili in sei diversi gruppi che definiscono in modo inequivocabile differenti tipi di funzioni.
1.Conferencing e Collaboration: di questo gruppo fanno parte i servizi di web conference audio/video, desktop sharing, voice mail, programmi di distance learning interattivi, webinar, spazi virtuali di co-working, Webcast e così via.
2.Comunicazione voce telefonica: può essere tradizionale o Voip, oppure ancora costituita da soluzioni PBX di nuova generazione. Il vecchio centralino aziendale è solo un ricordo, ora è tutto in rete e questo permette di aggiungere e integrare servizi.
3.Instant Messaging (IM): oggi è la forma di comunicazione sincrona più usata perché consente il colloquio immediato, mettendo a disposizione degli utenti la possibilità di condividere documenti in tempo reale secondo precisi livelli di sicurezza e nel rispetto della privacy.
4.Mobility: è la tecnologia che, attraverso app dedicate, abilita l’estensione del sistema UCC a dispositivi mobili (smartphone, tablet, convertibili e notebook).
5.Unified Messaging (UM): è un gruppo di soluzioni che integrano e-mail, sms, fax, voce, alcune con funzioni evolute.
6.File sharing in cloud: si tratta dei noti sistemi per la condivisione documentale e multimediale (audio e video), la collaborazione e lavagne interattive.
Una tecnologia in più
C’è, però, da considerare anche un’ulteriore tecnologia, che non fa espressamente parte della Unified communications & collaboration, ma che non deve mai mancare quando si attiva una formula di smart working. Ed è un adeguato sistema di sicurezza.
Abilitare il lavoro a distanza vuol dire ampliare il perimetro dell’organizzazione e, quindi, fornire ai cyber criminali più opportunità di attacco alla rete aziendale. Spesso sono proprio gli endpoint costituiti dai dispositivi mobili quelli più vulnerabili. Diventa quindi indispensabile fare in modo che siano resi sicuri con un elevato livello di protezione e che abbiano credenziali di accesso difficilmente identificabili. Meglio se si usa un sistema di autenticazione a doppio fattore.
