Unified communications & collaboration, 6+1 tecnologie imprescindibili

Ora che lo smart working è una realtà consolidata ed è stato inserito anche all’interno del contratto di lavoro, la Unified communications & collaboration (UCC) diventerà parte integrante delle dotazioni di un’azienda. Un tassello che va a completare il mosaico che compone l’infrastruttura IT, nell’ottica di abilitare il lavoro da remoto.  

Un passaggio obbligato  

Dopo i 6 milioni di smart worker dell’era della pandemia, nel 2023 circa 3 milioni e mezzo di persone hanno potuto lavorare da remoto in Italia, e si prevede che diventino 3,65 milioni nel 2024, come riporta l’Osservatorio Smart Working del PoliMI. 

Gran parte del campione intervistato dall’indagine ha poi utilizzato soluzioni di Unified communications & collaboration, ovvero quell'insieme di tecnologie e di software che abilitano la comunicazione aziendale e la capacità di collaborazione in tempo reale. Scopo dell'UCC è, infatti, migliorare la connessione tra le persone e la loro produttività prendendo i diversi metodi usati nelle singole soluzioni di comunicazione unificata (UC) e di collaborazione per renderli disponibili all’interno di un'unica interfaccia.    

Attraverso l’impiego della Unified communications & collaboration, le aziende semplificano le interazioni tra i propri dipendenti. Attività come il brainstorming, le riunioni virtuali e i feedback possono essere facilitati dall'adozione di strumenti UCC. Il fatto, poi, di poter disporre di un’efficace comunicazione e collaborazione anche con chi opera da remoto offre alle aziende l’opportunità di assumere talenti geograficamente distanti dalla sede o addirittura dislocati a livello globale. A colmare la distanza ci pensa la Unified Communications & Collaboration. 

Cosa si intende per Unified communications & collaboration (UCC) 

Formalmente, con Uniefied communications e collaboration non si intende una tecnologia, anche se il legame con il digitale è indissolubile. Si tratta piuttosto di un approccio che punta a integrare svariati strumenti, canali e metodi di comunicazione e collaborazione all’interno delle aziende.  

Per decenni, la comunicazione business è sempre stata gestita con il telefono e l’e-mail, che, oltretutto, lavoravano in modo completamente disgiunto tra di loro. Oggi abbiamo il telefono, l’e-mail, la chat, i gruppi, i messaggi vocali, le video-call e i meeting virtuali, ognuno con punti di forza e debolezze, ma soprattutto con complementarità tra di loro. Gestirli in modo separato sarebbe totalmente inefficiente sia per l’azienda, che si troverebbe con decine di tool da governare e fornitori con cui interagire, sia per gli utenti finali.   

Gli utenti, infatti, chiedono sinergia: desiderano poter passare da una telefonata a una video-call con un tasto; vogliono condividere documenti nell’area di team senza dover passare dall’e-mail e da tutte le sue inefficienze; auspicano di passare da una chat a una telefonata con la stessa persona senza abbandonare l’ambiente in cui sono.  

UCC è quindi l’approccio che fornisce alle aziende e agli utenti tutto questo, ovvero un ambiente unico che stimola la collaborazione tra le persone (Microsoft Teams è l’esempio calzante), che ha in sé tutti i canali di comunicazione e li usa in modo sinergico, permettendo svariate operazioni quasi simultaneamente e senza procedure complicate. 

Le caratteristiche della Unified communications & collaboration  

All'interno della medesima sessione, la tecnologia di comunicazione unificata offre agli utenti la possibilità di passare senza interruzioni da una modalità di comunicazione all'altra, sia che si tratti di un computer desktop, di un laptop, di un tablet o di uno smartphone. La tecnologia di comunicazione unificata facilita l'integrazione di software che supporti sia le comunicazioni in tempo reale (RTC), come Voice over IP (VoIP), sia le comunicazioni asincrone, come la chat, in modo che l'utente abbia un facile e immediato accesso a tutti gli strumenti di lavoro in un ambiente coerente, dovunque si trovi e qualsiasi dispositivo digitale usi. Le soluzioni di Unified communications & collaboration includono, poi, strumenti di collaborazione in team, che prevedono flussi di lavoro centrati sulla messaggistica e funzionalità collaborative, come la condivisione di file in tempo reale e la possibilità di prendere note. 

Le 6 tecnologie imprescindibili 

Attraverso quanto riportato sopra, sono state già abbastanza delineate le tecnologie che non dovrebbero mancare all’interno di una soluzione di Unified communications & collaboration. Entrando più nel dettaglio, potremmo dire che queste stesse tecnologie sono tendenzialmente divisibili in sei diversi gruppi che definiscono in modo inequivocabile differenti tipi di funzioni.    

1.Conferencing e Collaboration: di questo gruppo fanno parte i servizi di web conference audio/video, desktop sharing, voice mail, programmi di distance learning interattivi, webinar, spazi virtuali di co-working, Webcast e così via.  

2.Comunicazione voce telefonica: può essere tradizionale o Voip, oppure ancora costituita da soluzioni PBX di nuova generazione. Il vecchio centralino aziendale è solo un ricordo, ora è tutto in rete e questo permette di aggiungere e integrare servizi.  

3.Instant Messaging (IM): oggi è la forma di comunicazione sincrona più usata perché consente il colloquio immediato, mettendo a disposizione degli utenti la possibilità di condividere documenti in tempo reale secondo precisi livelli di sicurezza e nel rispetto della privacy.  

4.Mobility: è la tecnologia che, attraverso app dedicate, abilita l’estensione del sistema UCC a dispositivi mobili (smartphone, tablet, convertibili e notebook).  

5.Unified Messaging (UM): è un gruppo di soluzioni che integrano e-mail, sms, fax, voce, alcune con funzioni evolute.  

6.File sharing in cloud: si tratta dei noti sistemi per la condivisione documentale e multimediale (audio e video), la collaborazione e lavagne interattive.  

Una tecnologia in più  

C’è, però, da considerare anche un’ulteriore tecnologia, che non fa espressamente parte della Unified communications & collaboration, ma che non deve mai mancare quando si attiva una formula di smart working. Ed è un adeguato sistema di sicurezza.     

Abilitare il lavoro a distanza vuol dire ampliare il perimetro dell’organizzazione e, quindi, fornire ai cyber criminali più opportunità di attacco alla rete aziendale. Spesso sono proprio gli endpoint costituiti dai dispositivi mobili quelli più vulnerabili. Diventa quindi indispensabile fare in modo che siano resi sicuri con un elevato livello di protezione e che abbiano credenziali di accesso difficilmente identificabili. Meglio se si usa un sistema di autenticazione a doppio fattore. 

Quali sono i vantaggi della comunicazione e collaborazione unificata? 

L'adozione di un paradigma UCC e degli strumenti che lo compongono offre una serie di vantaggi che si traducono nel pieno supporto per i paradigmi agili di lavoro e migliorano la produttività, la flessibilità e l'efficienza operativa.   

Tra i principali vantaggi della UCC ci sono:   

• comunicazione fluida e omnicanale.  
  UCC integra tutti i canali di comunicazione all’interno di ambienti virtuali collaborativi ; 
   
• collaborazione e condivisione in tempo reale.  
  Gli ambienti UCC stimolano la collaborazione real-time tra le persone, siano interne all’azienda che esterne; 
   
• aumento della Produttività. Gli ambienti UCC consentono a dipendenti e collaboratori di accedere a strumenti e risorse aziendali da qualsiasi luogo, migliorando la produttività;   

• risparmio di tempo e di costi. Integrando diverse modalità di comunicazione e offrendo strumenti di collaborazione in tempo reale, UCC elimina la necessità di incontri fisici frequenti e riduce i tempi di spostamento. Inoltre, la gestione centralizzata degli utenti e l'adozione di soluzioni basate su cloud (UCaaS) permettono un utilizzo più efficiente delle risorse, riducendo i costi associati all'infrastruttura;  

• miglioramento dell’engagement. Integrando diverse modalità di comunicazione e strumenti collaborativi, l'UCC crea un ambiente in cui i dipendenti possono interagire in modo più diretto e immediato.