Strumenti di collaboration: supera definitivamente le dinamiche dell'ufficio fisico

La trasformazione digitale, accelerata da eventi disruptive come la pandemia , ha cambiato le abitudini di lavoro: l’ascesa dello smart working, massiccia durante il Covid e più lenta e progressiva successivamente, ha reso gli strumenti di collaboration i protagonisti di tutte le attività di business. Il paradigma di lavoro che sta prendendo piede negli ultimi anni non è però quello “da remoto”, unica opzione possibile durante la pandemia, bensì quello ibrido, con una componente in presenza e una da remoto.    

Questo, però, comporta un sostanziale cambiamento in quello che chiamiamo ufficio. Per rispondere alle necessità imposte dal lavoro ibrido, infatti, il “luogo fisico” deve poter estendere i suoi confini, per consentire di lavorare da remoto ovunque ci si trovi. E gli strumenti di collaboration, conferenza e comunicazione sono già pronti a supportare questa modalità di lavoro moderna. 

Non solo fisico, non solo remoto, ma ibrido 

Il modello ibrido è il presente e il futuro del lavoro. Nonostante una riduzione nel numero degli smart worker rispetto ai picchi della pandemia, le aziende si sono rese conto dei benefici del lavoro agile, sia in chiave di produttività che di riduzione dei costi (si pensi a quelli connessi alla gestione degli spazi). Si pensi soltanto che, secondo l’Osservatorio Smart Working del PoliMI, nel 2023 il numero dei lavoratori in smart working ha raggiunto quota 3,585 milioni, con una lieve crescita rispetto ai 3,570 milioni del 2022, ma evidenziando un aumento del 541% rispetto al periodo pre-Covid. L’Osservatorio ha poi stimato che, nel 2024, gli smart worker in Italia arriveranno a 3,65 milioni di unità.  

Tuttavia, le aziende sono anche consapevoli che il lavoro totalmente da remoto separa la persona dalla cultura aziendale e riduce le relazioni interpersonali, potendo agire in modo negativo nei confronti della produttività. Per questo, è nato e si è diffuso il paradigma ibrido, ovvero per miscelare la produttività da remoto con il valore del contatto diretto, che genera creatività ed engagement.   

Il management ne ha preso atto e ha iniziato un percorso di adeguamento degli uffici alle necessità imposte da una nuova modalità operativa. E con le organizzazioni che si spostano verso pratiche più flessibili, la capacità dei dipendenti di lavorare insieme in modo efficace e produttivo, indipendentemente da dove si trovino fisicamente, ha reso gli strumenti di collaboration e per le videoconferenze il fondamento dell'organizzazione moderna. 

La collaboration oltre il perimetro aziendale

Con i lavoratori che alternano l’attività in presenza con quella da remoto, l’ufficio si smaterializza e abbandona il perimetro aziendale per rimaterializzarsi ovunque si renda necessario poter lavorare. Non mutano, invece, il concetto di team e la conseguente necessità di un lavoro collaborativo per portare a termine i progetti. Infatti, ogni componente di un team è una risorsa. E i team hanno successo perché il loro valore è maggiore di quello della somma delle loro parti. Ma questo è vero solo se ogni parte contribuisce al meglio delle sue possibilità.

Quindi, un team deve mantenere inalterate le sue connotazioni e le sue capacità di comunicazione e condivisione, dovunque siano i suoi componenti. Gli strumenti di collaboration permettono la piena partecipazione del gruppo e la sinergia, così tutti possono fornire il loro contributo in modo significativo ed efficace quando si tratta di incontrarsi “virtualmente” per discutere idee e prendere decisioni.

Quali sono gli strumenti di collaboration 

Le aziende li definiscono genericamente strumenti di collaborazione, ma poi tra una piattaforma di team collaboration come Microsoft Teams e uno strumento dedicato di videoconferenza ci sono differenze importanti, che richiedono un approfondimento.  

Possiamo identificare, in primis, 4 categorie di strumenti di smart working:   

1. piattaforme di team collaboration, come Teams o Slack;  
   
   
2. soluzioni di produttività in cloud, come Microsoft 365, che di solito integrano strumenti di collaboration (come Teams);  
   
   
3. piattaforme di videoconferenza, nate per gestire al meglio le riunioni virtuali;  
   
   
4. strumenti di gestione collaborativa dei progetti, come Asana. 

 A tutto ciò si aggiungono soluzioni hardware dedicate, soprattutto nell’ambito della dotazione delle sale riunioni. Videocamere ad alta definizione, sistemi di controllo e speaker sono soltanto alcuni degli strumenti indispensabili del lavoro ibrido e che, come tali, rientrano nel mare magnum della collaboration. 

I benefici degli strumenti di collaboration 

Con un ufficio “mobile”, è sempre più diffuso l’uso degli strumenti di collaborazione, che risultano essere una naturale evoluzione delle app di chat e di altre piattaforme usate in passato.  

L’utilizzo massiccio degli strumenti di smart working determina molti aspetti positivi per le aziende che desiderano aprirsi a nuovi modi di lavorare, andando oltre le dinamiche dell’ufficio fisico. Ma c’è anche il rovescio della medaglia: la grande quantità di innovazione che caratterizza il mercato della collaboration e della comunicazione ha portato una grande frammentazione. Oggi sono disponibili molteplici strumenti in diversi formati, ognuno dei quali con precise caratteristiche e peculiarità.   

Se gli strumenti di collaborazione sono implementati nel modo giusto, le aziende possono modificare efficacemente le loro pratiche di collaborazione e ottenere vantaggi in termini di:  

• produttività;  
• efficienza; 
• risparmi sui costi; 
• sicurezza dei dati; 
• morale dei dipendenti (engagement) 
• acquisizione e retention di talenti.  

 Un modo per sbloccare questi benefici, acquisendo un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, è puntare su una soluzione che comprenda sia strumenti di collaboration che di comunicazione.   

Tale soluzione, che consente a un professionista o a un team di lavorare e collaborare con i propri colleghi, indipendentemente da dove si trovano, integra tutti i canali utilizzabili per avere una conversazione senza interruzioni. Ciò significa rendere accessibili, tramite un'interfaccia chiara e di semplice utilizzo, la messaggistica, le chiamate vocali, le videochiamate, le videoconferenze, la collaborazione sui documenti, la condivisione di file e altro ancora. Una soluzione di questo tipo, come per esempio Microsoft Teams, è essenzialmente una suite di strumenti e tecnologie che consente alla forza lavoro di fare ciò che sa fare meglio, senza essere confinata a una scrivania e limitata a un dispositivo o a una postazione specifica. Inoltre, permette ai colleghi di collaborare, comunicare e gestire progetti in una modalità coerente su tutti i dispositivi usati, dal telefono fisso al desktop, dal cellulare al computer fino al tablet.  

Forse non tutti i dipendenti che operano da remoto hanno bisogno degli stessi software per lavorare, ma tutti hanno bisogno di strumenti di collaborazione aziendale. Più semplice è quest’ultima, più facile diventa raggiungere gli obiettivi.