La pandemia ha cambiato le abitudini di lavoro: c’è stata un’adozione massiccia dello smart working e gli strumenti di collaboration sono diventati i protagonisti di tutte le attività di business. Il gradimento del lavoro da remoto è stato tale che, in futuro, si implementerà una modalità di lavoro ibrida, cioè una combinazione flessibile di lavoro a distanza e in presenza.
Questo, però, comporta un sostanziale cambiamento in quello che chiamiamo ufficio. Infatti, quello che è sempre stato un luogo fisico ben definito, per rispondere alle necessità imposte dal lavoro ibrido deve poter estendere i suoi confini, per consentire di lavorare da remoto ovunque ci si trovi. E gli strumenti di collaboration, conferenza e comunicazione sono già pronti a supportare questa nuova modalità di lavoro.
Non solo fisico, non solo remoto, ma ibrido
Uno studio effettuato da Sony Professional Solutions Europe tra dicembre 2020 e gennaio 2021 ha rivelato che quasi tre quarti dei 2.000 lavoratori intervistati si aspettano di lavorare a distanza almeno un giorno alla settimana e quasi due terzi prevedono di lavorare da casa per almeno due giorni. Insomma, lo smart working è una tendenza ormai consolidata.
Il management deve prenderne atto ed adeguare, quindi, gli strumenti e gli uffici alle nuove necessità imposte da una questa nuova modalità operativa ibrida. E con le organizzazioni che si spostano verso pratiche più flessibili, la capacità dei dipendenti di lavorare insieme in modo efficace e produttivo, indipendentemente da dove si trovino fisicamente, ha reso gli strumenti di collaboration e per le videoconferenze il fondamento dell'organizzazione moderna.
La collaboration oltre il perimetro aziendale
Con i lavoratori che alternano l’attività in presenza con quella da remoto, l’ufficio si smaterializza e abbandona il perimetro aziendale per rimaterializzarsi ovunque si renda necessario poter lavorare. Non mutano, invece, il concetto di team e la conseguente necessità di un lavoro collaborativo per portare a termine i progetti. Infatti, ogni componente di un team è una risorsa. E i team hanno successo perché il loro valore è maggiore di quello della somma delle loro parti. Ma questo è vero solo se ogni parte contribuisce al meglio delle sue possibilità.
Quindi, un team deve mantenere inalterate le sue connotazioni e le sue capacità di comunicazione e condivisione, dovunque siano i suoi componenti. Gli strumenti di collaboration permettono la piena partecipazione del gruppo e la sinergia, così tutti possono fornire il loro contributo in modo significativo ed efficace quando si tratta di incontrarsi “virtualmente” per discutere idee e prendere decisioni.
I benefici degli strumenti di collaboration
Con un ufficio “mobile”, è sempre più diffuso l’uso degli strumenti di collaboration, che risultano essere una naturale evoluzione delle app di chat e di altre piattaforme usate in passato.
Questo ampio utilizzo presenta molti aspetti positivi per le aziende che desiderano aprirsi a nuovi modi di lavorare, andando oltre le dinamiche dell’ufficio fisico. Ma c’è anche il rovescio della medaglia: la grande quantità di innovazione che caratterizza il mercato della collaboration e della comunicazione ha portato una grande frammentazione. Oggi sono disponibili molteplici strumenti in diversi formati, ognuno dei quali con precise caratteristiche e peculiarità. Se gli strumenti sono implementati nel modo giusto, le aziende possono modificare efficacemente le loro pratiche di collaborazione e ottenere vantaggi in termini di produttività, efficienza, risparmi sui costi e sicurezza dei dati. Ma anche di morale dei dipendenti e acquisizione di talenti. Un modo per sbloccare questi benefici, acquisendo un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, è puntare su una soluzione che affianchi strumenti di collaboration e communication.
Tale soluzione, che consente a un professionista o a un team di lavorare e collaborare con i propri colleghi, indipendentemente da dove si trovano, integra tutti i canali utilizzabili per avere una conversazione senza interruzioni. Ciò significa rendere accessibili, tramite un'interfaccia chiara e di semplice utilizzo, la messaggistica, le chiamate vocali, le videochiamate, le videoconferenze, la collaborazione sui documenti, la condivisione di file e altro ancora. Una soluzione di questo tipo, come per esempio Microsoft Teams, è essenzialmente una suite di strumenti e tecnologie che consente alla forza lavoro di fare ciò che sa fare meglio, senza essere confinata a una scrivania e limitata a un dispositivo o a una postazione specifica. Inoltre, permette ai colleghi di collaborare, comunicare e gestire progetti in una modalità coerente su tutti i dispositivi usati, dal telefono fisso al desktop, dal cellulare al computer fino al tablet.
Forse non tutti i dipendenti che operano da remoto hanno bisogno degli stessi software per lavorare, ma tutti hanno bisogno di strumenti di collaboration. Più semplice è la collaborazione, più facile è raggiungere gli obiettivi.
