Un centralino in cloud è un’opportunità unica: migliora la collaborazione fra i colleghi, aumenta la versatilità delle operazioni e consente anche agli operatori sul campo di essere sempre reperibili. L’essenza del lavoro ibrido viene asservita alla produttività del servizio ai clienti e alla collaborazione.
Mutina Ceramiche, azienda specializzata nella lavorazione della ceramica, attiva da trent’anni, e che esporta l’80% dei propri prodotti, aveva deciso di aggiornare la propria modalità di gestione delle telefonate da e verso il centralino. Dall’inizio del 2020, l’accelerazione del lavoro da remoto e della digitalizzazione hanno dimostrato tutti i limiti della soluzione preesistente, che era vincolata al telefono fisso con vari disagi nel caso in cui la persona non si trovasse fisicamente alla scrivania.
Per esaudire la richiesta di Mutina Ceramiche, Quanture ha implementato Microsoft Teams Enterprise Voice, soluzione in cloud che ha permesso di gestire le telefonate in modo agile e flessibile, sposando le politiche di turnazione in sede del cliente. I benefici sono stati pervasivi e la soluzione è stata accolta con grande entusiasmo dal personale.
Il centralino in cloud per migliorare la produttività
L’introduzione forzata al lavoro da remoto dell’inizio del 2020 ha mostrato i limiti della gestione delle telefonate da e verso il centralino di Mutina Ceramiche. In particolare, alcuni dipendenti non avevano a disposizione, da casa, una linea stabile e affidabile: ciò ha messo a rischio la produttività nonostante l’azienda avesse trasferito il centralino sul numero mobile dei dipendenti. C’era bisogno di cambiare il paradigma della telefonia aziendale.
Anche in uno scenario più consueto, i limiti della soluzione precedente erano evidenti:
- i dipendenti potevano ricevere chiamate soltanto sul numero fisso alla propria scrivania;
- l’interazione con il PC era scomoda perché le mani erano impegnate;
- i commerciali, spesso operativi fuori sede, erano difficilmente raggiungibili.
L’esigenza di migliorare la situazione era quindi nota già da tempo: da anni Mutina Ceramiche sta affrontando un percorso di trasformazione digitale e l’intenzione è sempre stata quella di digitalizzare tutti i processi interni. Procedere all’evoluzione della telefonia aziendale, perciò, era un’esigenza sentita.
Microsoft Teams Enterprise Voice: la soluzione di Quanture per il centralino in cloud
La scelta di Quanture è quindi ricaduta su Microsoft Teams Enterprise Voice, per altro adottato anche dalla stessa Quanture. Proprio l’esperienza diretta dei consulenti ha convinto il cliente dell’efficacia della soluzione di centralino in cloud presentata. Inoltre, Mutina Ceramiche ha potuto recarsi in sede da Quanture per vedere all’opera Microsoft Teams Enterprise Voice e valutarne così le funzionalità.
Il programma di interventi prevedeva circa cinquanta utenze, dislocate nelle sedi di Sassuolo, Modena e Milano. Prima dell’effettiva implementazione è stata effettuata un’analisi propedeutica che ha preso in considerazione anche ulteriori situazioni, fra cui le modalità di utilizzo e la tipologia del flusso di chiamate in ingresso e in uscita.
Successivamente Quanture ha configurato tutti i nuovi apparati e ha adeguato i dispositivi usati dalle persone per supportare la telefonia in cloud garantita da Microsoft Teams Enterprise Voice. Poi sono stati effettuati dei test serali per verificare il buon funzionamento del sistema e che tutti i numeri fossero raggiungibili.
Il costo della soluzione è stato vantaggioso. Mutina Ceramiche era già un cliente Microsoft 365: perciò, è bastato aggiungere la licenza relativa di Microsoft Teams Enterprise Voice. L’unica spesa hardware sono state le cuffie, fornite a tutto il personale per poter gestire liberamente le telefonate e riuscire a interagire con il PC.
La soluzione è stata implementata non solo efficacemente, ma senza interrompere il flusso lavorativo di Mutina Ceramiche: una volta staccati i telefoni, la nuova soluzione ha permesso fin da subito ai dipendenti di lavorare senza interruzioni.
Centralino in cloud: i benefici per Mutina Ceramiche
I vantaggi garantiti da Microsoft Teams Enterprise Voice come soluzione di centralino in cloud sono stati subito evidenti:
- gli operatori sono sempre reperibili, da qualunque luogo e con qualunque dispositivo;
- ciò vale anche per i commerciali, che possono interagire con i clienti anche quando sono fuori sede;
- la nuova soluzione aderisce pienamente alla struttura del lavoro ibrido attualmente in vigore in Mutina Ceramiche, con un sistema di turnazione che prevede il 50% del personale in smart working e il 50% in sede;
- inoltre, Microsoft Teams Enterprise Voice ha migliorato anche la collaborazione e l’interazione fra i colleghi, anche quando non sono alla scrivania;
- come soluzione in cloud e facendo parte di un pacchetto più ampio in continuo aggiornamento, Microsoft 365, Microsoft Teams Enterprise Voice assicura costanti miglioramenti.
Un ulteriore beneficio inizialmente non previsto ha riguardato l’acquisto di una nuova sede, in cui convergeranno quelle attuali: durante le operazioni di trasloco, l’operatività non ha risentito perché la soluzione in cloud implementata da Quanture ha garantito la flessibilità necessaria a non influire sul servizio offerto ai clienti.
