La telefonia aziendale è un’importante risorsa il cui ruolo strategico non è certo in discussione, ma nella sua accezione più tradizionale merita di essere rinnovata e aggiornata. Infatti, all’interno delle organizzazioni c’è sempre più l’esigenza di integrare la telefonia aziendale con la rete IT, ottimizzando le risorse e offrendo funzionalità aggiuntive ai collaboratori. I limiti di una telefonia aziendale di tipo tradizionale emergono in modo evidente in situazioni di lavoro da remoto, ambito nel quale una soluzione integrata con la rete IT e con gli strumenti software di produttività risulta molto più vantaggiosa.
Le stime indicano che circa 570.000 lavoratori italiani (più del 13% del totale) ad oggi sono in smartworking, con un’accelerazione anno su anno (Fonte: Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano). Come evolverà la situazione nel futuro più prossimo non è certo noto, ma molte organizzazioni hanno preannunciato di voler continuare a utilizzare in modo importante lo smart working anche a pandemia conclusa.
Lo scenario è piuttosto vario e prevede in alcuni casi un rientro in azienda contingentato, una libertà di scelta lasciata al lavoratore o soluzioni simili. Il denominatore comune di queste differenti soluzioni è la necessità di mettere a disposizione dei collaboratori strumenti di lavoro adeguati, a partire dalla telefonia aziendale.
Necessità di strumenti efficaci per gestire e pianificare call e meeting virtuali
Un recente studio pubblicato dall’ Osservatorio del Politecnico di Milano ha evidenziato molteplici aspetti legati allo smart working, e tra quelli indicati come strategici troviamo l’esigenza di comunicazione, quindi gli asset della telefonia aziendale e le tecnologie annesse. Lavorare da remoto non significa isolarsi, anzi. Tra le difficoltà spesso segnalate dai collaboratori e dai manager vi è proprio la necessità di pianificare e gestire call o meeting virtuali, per i quali servono strumenti efficaci.
È necessario, quindi, dotarsi di strumenti adeguati a garantire la comunicazione e la collaborazione dei team, con tool evoluti alla cui base vi è una soluzione di telefonia aziendale moderna. Lavorando da remoto si dovrà prevedere una soluzione che veicoli la telefonia sulla rete IT: di fatto il PC del collaboratore diventa lo strumento con il quale ricevere ed effettuare chiamate.
In base alla soluzione scelta la chiamata verrà poi instradata su rete PSTN utilizzando risorse interne all’azienda o del provider del servizio. Una soluzione simile permette anche di utilizzare specifiche numerazioni per le chiamate in uscita, oltre a offrire anche modalità di reportistica.
Eliminazione dei centralini telefonici tradizionali
Con una soluzione di telefonia aziendale moderna si supera il vincolo di avere e dover gestire uno o più centralini telefonici. Infatti, tramite software dedicati, sarà possibile gestire le differenti esigenze. La flessibilità e la scalabilità offerte da una soluzione di telefonia basata su rete IT permetterà, ad esempio, di creare nuove utenze, disattivarne altre, impostare policy da assegnare a specifici user o gruppi, gestire code di chiamata e segreteria telefonica.
Anche sul piano economico l’adozione di una soluzione di telefonia aziendale moderna e integrata con l’infrastruttura IT permette ottimizzazioni e risparmi. Appoggiandosi a un PC non ci sarà più la necessità di acquistare i terminali telefonici, come anche i centralini; a seconda delle situazioni ci potranno essere risparmi derivanti da abbonamenti e canoni di linee telefoniche non più necessari.
Necessità di un partner competente per progettazione e migrazione
Gli aspetti sui quali ci possono essere margini di risparmio e di ottimizzazione sono parecchi e vanno analizzati con un partner tecnologico qualificato. La telefonia aziendale è un asset strategico per la business continuity e, quindi, anche il processo di migrazione dovrà necessariamente essere pianificato e gestito da partner competenti.
Il risultato finale sarà, però, quello di avere un’infrastruttura aziendale adeguata alle nuove e mutevoli esigenze. Si offrirà, inoltre, ai propri collaboratori una soluzione di lavoro che renderà possibile anche una forte integrazione con le applicazioni di produttività. Con impatto, quindi, anche sull’ efficienza e sull’efficacia del lavoro.
