Non è passato molto tempo da quando tutti per lavorare usavamo il telefono aziendale fisso. Funzionava bene, ma permetteva di effettuare o ricevere chiamate solo mentre si era in ufficio o, comunque, all’interno dell’azienda. Però oggi, complice l’hybrid working, sempre più spesso le persone non svolgono più il loro lavoro (o almeno una buona parte) all'interno di un ufficio fisico: la nuova modalità ibrida ha dematerializzato gli spazi, permettendo di lavorare sia da casa che in ufficio, che in viaggio. Questa nuova dimensione del workplace ha fatto crescere ulteriormente il bisogno di avere a disposizione un numero di telefono virtuale.
I numeri di telefono virtuali cambiano radicalmente (e positivamente) la fisionomia della telefonia e sono parte integrante di quella digitalizzazione delle telecomunicazioni che il World Economic Forum prevede che entro il 2025 potrebbe raggiungere un valore complessivo di oltre 2mila miliardi di dollari.
Un numero di telefono collegato alla persona non al dispositivo
Quello che una volta era semplicemente chiamato numero di telefono oggi è spesso indicato come Direct Inward Dialing (DID), nome che definisce un numero di telefono virtuale associato a un utente e non a una posizione.
La maggioranza dei numeri di telefono virtuali funziona tramite la tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP): questa trasforma la voce in un segnale digitale che viene trasmesso attraverso Internet e che rimane digitale se il destinatario è un altro utente VoIP. In caso contrario, il sistema riconverte i dati in segnale analogico per consentire di essere gestito da un normale telefono.
Tanti dispositivi, un solo numero
Uno dei vantaggi di un numero di telefono virtuale è che si possono usare diversi dispositivi per le chiamate mantenendo lo stesso numero. Infatti, si può scegliere di instradare un numero di telefono virtuale su qualsiasi device si colleghi a Internet, come smartphone, tablet o laptop.
Questa è una funzione decisamente utile quando è richiesta flessibilità e coerenza professionale verso clienti e fornitori, indipendentemente da cosa si sta usando e da dove ci si trovi. L’ideale per chi lavora da remoto, che può anche selezionare l'orario lavorativo per il numero di telefono virtuale in modo da stabilire quando nell’arco della giornata accettare le chiamate in entrata o deviarle a un messaggio vocale. È poi possibile collegare l’abbonamento di un numero di telefono virtuale con un numero di telefono nuovo, o numeri di telefono esistenti. Lo spostamento o il trasferimento dei numeri consente di modificare il sistema telefonico senza interrompere le operazioni o i servizi aziendali.
Da sottolineare che i sistemi telefonici legacy necessitano di un hardware costoso, che richiede una specifica installazione e continua manutenzione. Con un numero di telefono virtuale, si possono effettuare chiamate da dispositivi che già si possiedono, senza spese aggiuntive.
Il video oltre all’audio
Con un sistema telefonico tradizionale, la comunicazione è essenzialmente basata sulla voce. Per realizzare un sistema di comunicazione a tutto tondo è necessario utilizzare alcune app “esterne”, come uno strumento di messaggistica e uno di videoconferenza. Invece, i sistemi che consentono di usare un numero di telefono virtuale solitamente integrano diversi strumenti di collaborazione, audio, video e di messaging.
Va da sé che poter disporre di funzionalità di messaggistica Internet e videoconferenza semplifica la connessione tra i dipendenti e arricchisce la comunicazione, permettendo anche la condivisione di contenuti di vari tipo, come documenti, presentazioni o video. Inoltre, per chi effettua il supporto dei clienti in smart working, la consulenza diventa più efficace ed efficiente.
Un sistema integrato con l’IT aziendale
I sistemi telefonici virtuali possono registrare e trascrivere le telefonate in modo più accurato rispetto alle tradizionali piattaforme analogiche. Poiché sono digitali, semplificano la connessione dei dati con i sistemi CRM o con i software di produttività come Microsoft 365. Queste integrazioni aiutano a conservare e comunicare informazioni importanti, come i tempi e il contenuto delle conversazioni con i clienti, le proposte di vendita, lo stato di un contratto in corso e via dicendo.
Prima del numero di telefono virtuale, l'unico modo per tenere traccia di queste informazioni era prendere appunti a mano. Ora si possono salvare questi dati e annotarli con pochi clic, rendendoli facili da condividere anche quando si lavora da remoto. I sistemi telefonici virtuali consentono anche di registrare e trascrivere le chiamate. Alcuni sistemi permettono anche di analizzare le reazioni e gli stati emotivi dei partecipanti a una call mentre la chiamata è ancora in corso.
Con un numero di telefono virtuale è possibile codificare la chiamate utilizzando tecnologie sofisticate, come il Secure Real-Time Transport Protocol, arrivando a offrire un livello di protezione che i sistemi telefonici analogici non possono fornire.
Da evidenziare che i sistemi telefonici virtuali scalano in modo rapido e conveniente: sono, quindi, una valida opzione per le aziende in crescita. È perciò possibile strutturare il sistema telefonico in base all’evoluzione delle proprie esigenze o persino spostarlo in una nuova sede aziendale, il tutto senza le spese generali necessarie per un sistema di rete fissa tradizionale.