Indice dei contenuti
- Cos'è un modern workplace
- L'evoluzione verso il lavoro ibrido
- Perché svincolare la produttività da luogo, orario e device
- Il modern workplace come lavoro del futuro: i pilastri
- I benefici e gli obiettivi del modern workplace
- I tool: l'evoluzione della telefonia aziendale
- I tool: Unified Communications & Collaboration
- I tool: le piattaforme di Collaboration
Per essere competitive, attrarre i migliori talenti e non perderli, le aziende devono adottare un modello di lavoro agile e moderno, che superi la ferrea associazione tra luogo (ufficio) e attività (lavoro), si basi sul concetto di collaborazione continua e sia alimentato da un supporto tecnologico adeguato. In altri termini, le aziende devono ambire alla creazione di un modern workplace che stimoli la produttività e l’engagement delle risorse senza vincolarle a luoghi, orari e device predefiniti.
Cos’è un modern workplace
Il concetto di ambiente di lavoro moderno o modern workplace risale a ben prima della pandemia del 2020, per quanto essa, innegabilmente, abbia impresso una forte accelerazione a questa idea. Con modern workplace si intende dunque l’insieme di strumenti, processi, dispositivi e tecnologie che supportano l’evoluzione del paradigma lavorativo verso modelli agili e smart.
L’evoluzione verso il lavoro ibrido
Da un paio d’anni il lavoro sta diventando sempre più ibrido, con una componente in presenza e una da remoto. Ma questo è soltanto la punta dell’iceberg, l’elemento visibile di una trasformazione profonda che coinvolge tematiche culturali e organizzative, nonché (ovviamente) tutta la tecnologia sottostante.
In questi ultimi anni, infatti, le aziende hanno capito che modern workplace non coincide unicamente con gli strumenti di lavoro e stanno intraprendendo un percorso evolutivo che rivoluziona il modo con cui fanno business, comunicano, collaborano internamente e con gli stakeholder esterni, eseguono i processi e, in ultima analisi, sono organizzate.
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Perché svincolare la produttività da luogo, orario e device
Modern workplace è l’ambiente di lavoro verso cui si orientano le aziende, un contesto che sia capace di supportare a 360 gradi la work experience moderna, a prescindere dai luoghi, dagli orari e dai dispositivi con cui si manifesta.
Il disaccoppiamento della produttività da questi tre elementi è senza dubbio l’elemento che accomuna tutte le implementazioni di modern workplace. Un modo di lavorare che rende le persone più libere, responsabilizzate (empowerment), favorisce il loro benessere e l’attaccamento ai valori dell’azienda. Più che una caratteristica delle imprese più innovative, modern workplace è diventato un passaggio obbligato per raggiungere agevolmente il futuro.
Approfondisci qual è il futuro del lavoro
Il modern workplace come lavoro del futuro: i pilastri
Come anticipato, la pandemia ha insegnato alle aziende che la dotazione tecnologica è una parte importante del modern workplace, ma non esclusiva. I pilastri del nuovo modo di lavorare, senza i quali le promesse di produttività, engagement e benessere non possono realizzarsi (almeno, non del tutto) sono quattro.
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1. Cultura e modello di leadership adeguati
Il paradigma del nuovo modo di lavorare dovrebbe costituire la naturale modalità operativa aziendale. Lavorare sia in remoto che in ufficio non dovrebbe essere considerato un semplice benefit, ma piuttosto il risultato della progettazione e dell'attuazione della mission aziendale. Senza una cultura aziendale adeguata, focalizzata sull'incoraggiamento dell'innovazione e della collaborazione, e un modello di leadership partecipativo, si corre il rischio che l'ambiente lavorativo non risulti "modern”.
2. Organizzazione e processi efficienti
Il modern workplace presuppone una rivisitazione dei processi in chiave smart, tenuto conto che le persone non sempre lavorano gomito a gomito. Permettere alle proprie risorse di operare da remoto (sia pur parzialmente) senza rivedere l’organizzazione e i processi con i quali lavorano e come vengono valutate rischia di creare inefficienze e pericoli per la sicurezza.
3. Tecnologia e piattaforme agili e sicure
Svincolare la produttività dal luogo e dal device è possibile a patto di rivedere l’ecosistema tecnologico su cui si basa l’azienda e di aggiornarlo all’era del lavoro ibrido. Le aziende ne sono perfettamente consapevoli, al punto che il mercato globale delle soluzioni di digital workplace è previsto in crescita con un CAGR del 22,3% dal 2023 al 2032, laddove avrà un valore complessivo di 234 miliardi di dollari, come riporta questa ricerca.
Per quanto concerne le specifiche soluzioni, occorre tenere conto sia delle performance delle soluzioni (l’accesso a dati e sistemi non deve subire limitazioni) che della sicurezza, visto che il lavoro moderno estende fisiologicamente le vulnerabilità cui l’azienda è soggetta e amplifica i rischi cyber.
4. Riprogettazione degli spazi
Il modern workplace comporta anche una rivisitazione degli spazi aziendali, il cui livello di occupazione è inferiore rispetto al pre-Covid. Visto che le persone trascorrono meno tempo in ufficio, quest’ultimo deve essere un concentrato di cultura e di valori aziendali, e soprattutto deve diventare il luogo in cui le persone vogliono lavorare, non più quello in cui sono costrette a farlo.
Una riprogettazione legata alle attività o Activity Based Design, la creazione di tanti spazi diversi in funzione della finalità (come un’area dedicata al brainstorming o alla socializzazione) e l’attenzione alla collaboration sono alcuni dei principi cui le aziende si stanno ispirando nell’era post-pandemica per ristrutturare in chiave di modern work i loro uffici.
I benefici e gli obiettivi del modern workplace
L’adozione di un ambiente lavorativo moderno è una necessità legata all’evoluzione del mercato del lavoro, ma è anche una classica situazione win-win, poiché la sua adozione determina alcuni benefici tangibili.
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1. Incremento di produttività
Lavorare in un contesto agile e moderno favorisce la produttività dei dipendenti. Non solo il passaggio al modern workplace dà alle aziende l’opportunità di rivedere i processi in chiave di efficienza, ma ha un impatto positivo sull’engagement dei lavoratori, che si traduce rapidamente in produttività.
2. Attrazione e retention di talenti
Il modern workplace è un elemento attrattivo per i talenti. Le persone sono sempre più interessate ad ambienti di lavoro moderni e flessibili che consentano loro un certo grado di autogestione, con valutazione legata alle performance e non alla permanenza temporale in un certo luogo.
3. Riduzione dei costi del real estate
Il modern workplace contribuisce alla riduzione dei costi di gestione degli spazi poiché consente di ottimizzare l'utilizzo di quelli esistenti. Ciò comporta una significativa riduzione dei costi di manutenzione ed eventualmente di affitto, e permette alle aziende di destinare gli spazi non utilizzati a nuovi progetti o ad aree di coworking.
4. Bilanciamento work-life e benessere
Consentendo ai dipendenti di accedere ai dati e alle applicazioni di lavoro da remoto, l'azienda favorisce un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo può portare a un aumento del benessere dei dipendenti, che a sua volta genera maggiore produttività e un ulteriore attaccamento ai valori dell'azienda.
I tool: l’evoluzione della telefonia aziendale
Svincolare la produttività dal luogo di lavoro significa eliminare, per prima cosa, il tradizionale telefono da scrivania. Sopravvive invece il numero interno aziendale, ma non può più essere associato a uno specifico terminale.
Dal punto di vista della tecnologia abilitante, il primo passo da intraprendere verso il modern workplace è la modernizzazione del sistema telefonico, che deve assecondare un modello di lavoro più flessibile e dinamico. La digitalizzazione della fonia, un processo ormai avviato da decenni, consente di svincolare il flusso dati (la telefonata) dal device, permettendo di rispondere a chiamate verso il numero interno aziendale con il proprio smartphone personale (senza una SIM con numero dedicato), ma anche con il notebook, con il tablet o addirittura con lo smartwatch, ovunque ci si trovi nel mondo.
A tutto ciò si aggiungono i benefici dei centralini in cloud, che superano i costosi PBX fisici presenti nei data center aziendali offrendo una scalabilità un tempo sconosciuta e costi di gestione pressoché azzerati poiché in carico al provider.
Il telefono resta in ogni modo uno dei canali più usati per la comunicazione business, ma certamente non l’unico. L’email è molto diffusa, ma troviamo anche le chat e il video, che insieme creano il paradigma della comunicazione unificata (UCC). Tra le soluzioni telefoniche più interessanti del momento, Teams Phone offre tutti i benefici della comunicazione moderna, dalla scalabilità alla riduzione dei costi, con l’ulteriore vantaggio dell’integrazione nativa nello strumento di collaboration aziendale per eccellenza: Microsoft Teams.
I tool: Unified Communications & Collaboration
La comunicazione moderna è multicanale per definizione: si inizia con una telefonata, si passa alla chat, a una video-call di team, si condividono documenti e informazioni e poi magari si aggiorna il cliente con una e-mail. Se ogni canale di comunicazione fosse gestito a sé e mancasse una regia comune, l’unico esito possibile sarebbe il caos.
Per questo, uno dei pilastri di modern workplace sono le piattaforme UCC, acronimo di Unified Communications & Collaboration. Riservando la parte collaborativa al paragrafo seguente, l’espressione Unified Communications riassume quanto detto finora: un ambiente centralizzato che contiene e rende sinergici tutti i canali di comunicazione aziendali, permettendo il passaggio rapido da uno all’altro.
Le piattaforme disponibili sul mercato sono erogate come servizi cloud (SaaS), e quindi svincolano nativamente il canale di comunicazione dal device: oggi, le persone possono iniziare un video-meeting con il proprio notebook e proseguirlo in movimento con lo smartphone, magari prendendo appunti e condividendo documenti durante la riunione stessa.
Inoltre, gli stessi strumenti supportano le dinamiche del lavoro ibrido, mettendo in comunicazione persone che lavorano da remoto con altre presenti in ufficio, magari anche in diverse location sparse nel mondo. Il tutto, rigorosamente, a portata di clic.
I tool: le piattaforme di Collaboration
Una delle caratteristiche fondanti di qualsiasi modern workplace è lo spiccato animo collaborativo abilitato e sostenuto da apposite piattaforme tecnologiche. Nonostante le persone non condividano più uno spazio fisico per il 100% del proprio tempo lavorativo, è necessario stimolare e incentivare il teamwork.
Le piattaforme UCC supportano al massimo le dinamiche collaborative moderne. Microsoft Teams è l’esempio d’elezione: la piattaforma non solo supporta tutti i canali di comunicazione (compresa la fonia), ma funge da punto di contatto, da area virtuale e sicura in cui i team si riuniscono e portano avanti progetti o processi aziendali.
Nelle aree di team è possibile poi condividere documenti, lavorare sugli stessi in tempo reale, contribuire all’avanzamento dei progetti ed estendere la capacità della piattaforma con svariati plug-in e integrazioni con altri tool di produttività, anche esterni all’ecosistema Microsoft.
