Nell’era della pandemia, i lockdown che si sono susseguiti hanno messo a dura prova le aziende, dal team management agli operatori addetti alla produttività. La situazione di grande pressione vissuta all’interno delle imprese – che all’inizio non avevano adeguati processi né strumenti per affrontare in modo adeguato l’emergenza – ha portato anche un incremento di situazioni di stress da lavoro, sfociate poi nel fenomeno della great resignation.
Alla luce di quanto accaduto, si è resa indispensabile l’adozione di tecnologie abilitanti lo smart working e il lavoro da remoto all’interno delle organizzazioni, non solo per garantire il miglioramento delle condizioni lavorative, ma anche per innovare la struttura aziendale, attrarre clienti e talenti, incrementare il fatturato e la brand awareness.
Abbiamo già parlato di Unified Communication e delle tecnologie imprescindibili per favorire il lavoro e la collaborazione in circostanze di remote working. Vediamo, quindi, quali sono le soluzioni protagoniste del 2022 che aiuteranno le organizzazioni a generare valore nel digital workplace.
Quali sono le tecnologie di Unified Communication che non possono mancare nel digital workspace?
Appare evidente che l’hybrid work e la collaborazione con team virtuali sono destinati a rimanere. Per questo, i momenti in presenza saranno sempre più programmati e il lavoro dovrà essere ben organizzato e coordinato per non creare disuguaglianze tra chi predilige lavorare in sede e chi invece opera in remoto.
Le aziende moderne devono, quindi, necessariamente avere gli strumenti e le tecnologie per facilitare:
- le chiamate vocali;
- la messaggistica;
- le videoconferenze.
Questo perché, in un contesto ibrido, le comunicazioni in tempo reale Voice over IP (VoIP) e le comunicazioni asincrone - come chat e funzionalità collaborative, tra cui la condivisione di file in tempo reale e la possibilità di prendere note - sono strumenti di collaborazione che permettono di lavorare e operare ovunque, senza preoccuparsi degli agenti esterni o Black Swan.
La telefonia virtuale per le chiamate vocali
Dalla metà degli anni '90, le organizzazioni hanno iniziato ad abbandonare le tradizionali reti telefoniche cablate per passare a una soluzione basata su Internet chiamata Voice over Internet Protocol (VoIP). Nel 2022, non ci si può più chiedere se in azienda è preferibile il centralino virtuale o fisico.
Questo perché i sistemi VoIP:
- sono meno costosi di un servizio telefonico tradizionale, pur offrendo ai dipendenti l'accesso alle stesse funzionalità;
- permettono di risparmiare sul budget IT e sui costi di infrastruttura perché sono soluzioni totalmente in cloud;
- sono facili da utilizzare per tutti i membri dell’organizzazione.
L’integrazione con il cloud fornisce ai dipendenti un numero di telefono virtuale a cui possono accedere da remoto ovunque e da qualsiasi dispositivo, ricreando un ambiente di lavoro produttivo ed efficiente.
Sistemi di Direct Message aziendali
Le applicazioni di messaggistica e chat aiutano a promuovere una comunicazione più immediata.
Il secondo report annuale Work Trend Index di Microsoft ha evidenziato che, dall’inizio della pandemia, le chat inviate per persona ogni settimana sono aumentate del 32% e continuano a crescere.
I dipendenti utilizzano regolarmente le chat per comunicare al lavoro ed è probabile che questo uso diventi più comune con l'aumento del lavoro remoto e ibrido, tenendo conto di buone norme e best practice da applicare per la cybersecurity.
Videoconferenza: i sistemi migliori favoriscono la collaborazione
In questi ultimi due anni il tempo medio di riunione per gli utenti è aumentato del 252%. Per questo, possiamo dire che la terza tecnologia indispensabile è quella che permette di realizzare videoconferenze accessibili a ogni lavoratore.
Le videoconference e le riunioni virtuali offrono ai partecipanti visibilità su grafici, diagrammi o altre informazioni visive. Inoltre, la maggior parte delle piattaforme di conferenza web ha una funzione di chat integrata per inviare domande o messaggi in privato alle persone durante la riunione.
Non è remota, poi, la possibilità di accedere a sale conferenze virtuali e partecipare alle riunioni indossando un visore VR, tecnologia che ormai sta diventando di utilizzo comune.
